うっかりのケアレスミスは誰でも起きる

仕事をしていくなかで、ついうっかりしてしまい、ケアレスミスをしてしまうことは誰でもあることだと思います。もちろん人間は機械とは違いますから、全てにおいて完璧にこなすということはなかなか難しいことです。しかし、ケアレスミスを繰り返してしまうと、職場の仲間、上司から信頼されなくなってしまうこともあるかもしれません。それが自分の評価につながってしまうことも。そんな怖いケアレスミスを防止するためにどのような対策をしていけばよいでしょうか。

ケアレスミス防止の対策は？

実はそんなに難しいことではありません。ケアレスミス対策に最も効果的なことは、手帳を有効に活用するということです。ビジネスマンならみんなが持っているであろう手帳ですが、その活用方法については悩んでいるという人も多いのではないでしょうか。

とにかくメモして1日1回の確認する

そもそもケアレスミスは忘れることが原因で起こることが多いミスです。例えば、必要な備品の数を間違えて発注してしまうミス。これも数を聞いた時に、手帳にメモしていれば、後はそのメモ通りに発注するだけです。ミスが起こることはないでしょう。手帳は何も予定を書き込むだけのものではありません。有効活用することで、仕事におけるほとんどのことを1冊にまとめることができるのです。

空いた時間で手帳を開く習慣が大切

まず、朝、会社に着いたら手帳を開きましょう。その日1日の予定をしっかり確認することから始めます。そして、その日にやるべきこと、Todoを手帳の余白に書き出しましょう。優先順位をつけておくとさらに分かりやすいものになります。その日にすべきことを優先順位をつけて確認をしておくことで、うっかり忘れてしまうということを防ぐことが出来ます。また、終ったものはその都度消し込んでいけば、今すべきことが分かりやすく整理できます。

後で思い出せるように大事なことは何でもメモする習慣が大切

次に手帳のメモ欄の有効活用です。うっかりが多い人は、仕事上のあれこれを頭の中に詰め込もうとする傾向があります。人間の脳の記憶容量には限界があります。時に想定外のことも起こりうる仕事の現場で、起こったことを全て記憶しておくのは難しいでしょう。

そこで、手帳のメモ欄を有効活用していくことが大切になります。特に、人の名前や数・時間・日付に関わることについてはしっかりとメモをしておきます。さらに、納期が決まっているものは、メモ欄だけではなく手帳にも直接その場で落としていきます。先ほどのTodoもその都度更新していく必要があります。

もう一工夫！付箋で仕事を見える化してみる。

手帳と合わせて付箋を持っておくとさらに効果的です。付箋は様々な色がありますので、優先順位や誰に依頼された仕事かなどで色分けをして見える化するということも工夫の一つでしょう。その付箋を手帳に貼っておくと常に仕事が見える状態になるでしょう。

仕事のあれこれをしっかりと書き残していく、終ったらしっかり消していくこの作業を繰り返していくことが大切だと言うことです。そうすることで、手帳1冊でケアレスミスを防止することができるのです。手帳の中身がみっちり書かれるようになれば、おそらくかなりのミスを防げているようになっているでしょう。

デジタル派のあなた向けのうっかりミス防止策は？

最後に、番外編として、デジタルで仕事を管理したいと言う人には、スマートフォンとスマートウォッチのコンビがケアレスミス防止ツールとなるかと思います。ポイントは自分が忘れたときに通知してくれるサービスやアプリと連動していることです。

最近は、予定の管理もTodoの管理もスマートフォン1台で行うことができます。さらに、扱いに慣れている人であれば、文字を書くよりも早くに文字を入力することができるでしょう。そのため、手帳を書くよりも、時間をさらに有効活用できるという場合もあると思います。

さらにスマートウォッチがあると、仕事の管理を細かくしてくれます。腕時計と同じく腕にはめておくスマートウォッチ。やるべきこと、やるべき時間が近づいたら手首の振動で知らせてくれるというものも多く販売されています。常に自分の仕事を管理してくれる人がそばにおり、その時間になると肩を叩いて知らせてくれると言ったイメージでしょう。アラームやタイマーも設定できますので、時間の管理も細かく行うことができます。

まとめ

手帳にしてもスマートフォンにしても、ケアレスミス対策として有効なことは、自分の仕事を常に見える化しておくということで間違いないでしょう。忘れるとを前提にいつでも確認できるように記録を残す習慣が大切になってきます。

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